審閱功能

在日常工作中，某些檔案需要領導審閱或者經過大家討論後才能夠執行，這就需要在這些檔案上進行一些批示或修改。Word提供了批註、修訂和更改等審閱工具，大大提高了使用者的辦公效率。

1．新增批註

為了幫助閱讀者更好地理解文件內容以及跟蹤文件的修改情況，可以為Word文件新增批註。新增批註的具體步驟如下：

開啟本例項的原始檔案，選中要插入批註的文字，切換到【審閱】選項卡，在【批註】組中左鍵單擊【新建批註】按鈕。

隨即在文件的右側出現一個批註框，使用者可以根據需要輸入批註資訊。Word批註資訊前面會自動加上使用者名稱以及新增批註時間。

如果要刪除批註，可先選中批註框，在【批註】組中單擊【刪除】按鈕的下三角，從彈出的下拉列表中選擇【刪除】選項。

2．修訂文件

Word提供了文件修訂功能，在開啟修訂功能的狀態下，系統將會自動跟蹤對文件的所有更改，包括插入、刪除和格式更改，並對更改的內容做出標記。

切換到【審閱】選項卡中，單擊【修訂】組中的【顯示標記】按鈕，從下拉列表中選擇【批註框】，之後左鍵單擊【在批註框中選擇修訂】選項。

在Word文件中，切換到【審閱】選項卡，在【修訂】組中單擊【修訂】按鈕的上半部分，隨即進入修訂狀態。

當所有的修訂完成以後，使用者可以透過“導航窗格”功能通篇瀏覽所有的審閱摘要。切換到【審閱】選項卡，在【修訂】組中單擊［插圖］按鈕，從彈出的下拉列表中選擇【垂直審閱窗格】選項。

此時在文件的左側就會顯示導航窗格，並顯示審閱記錄。

3．更改文件

文件的修訂工作完成以後，使用者可以跟蹤修訂內容，並選擇接受或拒絕。更改文件的具體操作步驟如下：

在Word文件中，切換到【審閱】選項卡，在【更改】組中單擊【上一處修訂】按鈕或【下一處修訂】按鈕，可以定位到當前修訂的上一條或下一條內容。

在【更改】組中選擇【接受】按鈕，從彈出的下拉列表選擇【接受所有修訂】選項。

審閱完畢後，左鍵單擊【修訂】組中的【修訂】按鈕，退出修訂狀態。

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