企業、機構在舉辦大型活動時，無論是商業活動還是時尚文娛活動，通常都會邀請眾多明星、名人出席，來為活動造勢。出席活動的明星、名人們，有許多會願意與媒體進行交流，既是為活動和主辦方做宣傳，也是讓自己有更多的出鏡機會。

媒體管家認為，主辦方在準備群訪間和安排媒體記者的時候，有幾點事項需要注意。

一、製作一份清晰的媒體邀約表。

企業、機構在舉辦大型活動時邀請的媒體數量眾多，這就需要主辦方提前製作一份清晰的媒體邀約表，需要邀請哪些媒體到場報道，在不同場地同一時間舉辦的多家品牌時裝釋出會，媒體資源應該怎樣分配？這些問題，主辦方都應該有一個全盤的規劃，然後和各家媒體溝通協調，最終確認結果並做好記錄。主辦方如果需要媒體對活動進行專題報道，也可以向媒體提出來，進行溝通。

二、製作媒體證件。

在活動開始前，主辦方需要為每一位參加活動的媒體統一製作媒體證，以便媒體能自由地進出釋出會現場。在活動舉辦期間，主辦方也應該有專門的工作人員負責媒體臨時證件的辦理和發放，以應對突發狀況。

三、背景板的佈置。

為了體現活動的正規，主辦方通常會在群訪間正前方靠牆處設立體現活動名稱、主題的背景板，領導、嘉賓們在背景板前接受採訪，更加美觀、大氣。

三、燈光要到位。

群訪間內整體燈光要足夠明亮，受訪者站立位置的面光要充足，這樣拍攝出的照片和影片才會清晰、好看。

四、為媒體安排足夠的座位。

大型活動通常時間都比較長，媒體記者往往需要在群訪間內待數小時。主辦方需要保證每一位記者都有座位，在等待受訪者到來的時間裡能夠得到充分的休息。

五、提前準備採訪提綱。

受訪嘉賓的採訪問題，通常會圍繞著本次活動和嘉賓個人兩方面展開。有的活動主辦方會提前準備好所有問題，有的則需要媒體記者來對受訪者提問。如果受訪者對於採訪有任何想要避諱的問題，主辦方需要提前和媒體進行溝通，以免現場出現尷尬場面。

上海滬動媒體管家作為專業媒體邀約機構，能夠為活動提供一站式媒體邀約服務。