Microsoft Office是目前Windows平臺上使用最廣泛的辦公套件，它同時也有Mac、iOS和Android等不同平臺的版本。在Microsoft Office應用程式的功能當中，有一個功能對我們非常有用，但許多人沒能好好地利用它，這一功能就是檢視和還原文件早期版本的功能。
1. 使用文件早期版本的必要條件
在Office中恢復文件的早期版本有一個前提條件：所處理的文件必須是儲存在微軟雲端（OneDrive或SharePoint Online）。對於在網頁中使用的Office Online或Office 365，預設一般以網路賬號登入，文件就是儲存在雲端的。而如果使用的是Office for Windows（Office 2016或2019）或Office for Mac、iOS等，則需要在使用時以網路賬號登入，才可能啟用該功能。但使用Android版Office套件的使用者，暫無法享受到這一便利。
2. 在可用環境下還原文件的歷史版本
在Windows版的Office 2016中，將檔案還原到早期版本比較容易。如果編輯文件之後將檔案儲存到了雲中，之後點選“檔案歷史記錄檢視並還原以前的版本”，選擇要還原的版本，單擊“還原”按鈕，即可呼叫文件的早期版本（圖1）。
在Office 2016 for Mac中，點選“檔案瀏覽版本歷史記錄”，選擇要開啟的版本，可在單獨的視窗中檢視歷史檔案。若是用平板或手機在iOS平臺的Office中進行操作，點選“檔案歷史記錄”選擇歷史檔案，或在OneDrive檔案列表中選擇檔案並點選功能區上的“版本歷史記錄”進行檢視。
如果使用的是Office 365，需要透過套件的如下路徑檢視和恢復文件的歷史版本：“檔案資訊檢視並還原以前的版本”。
使用Office Online檢視和還原文件的歷史記錄，同樣可以透過OneDrive檔案列表選擇“版本歷史記錄”。對於已經開啟的文件，點選“檔案資訊版本歷史記錄”選擇還原歷史版本。
3. 歷史記錄與“自動儲存”聯用
文件版本的歷史記錄一般與“自動儲存”選項一起發生使用，當文件儲存在OneDrive或SharePoint Online中時，會自動儲存文件。在Windows和MacOS平臺的Office中、Office365的Word、Excel和PowerPoint中均可獲得該功能。自動儲存大約每10分鐘執行一次，但微軟表示，時間還取決於正在處理的專案以及在文件中所做的修改。
對於Microsoft雲中的檔案，“自動儲存”始終預設為“開”。但如果我們對個別檔案關閉了“自動儲存”，則程式將記錄此設定，並在每次重新開啟此文件時始終將其禁用。如果要關閉所有文件的自動儲存功能，可在所用軟體的“儲存”選項的設定頁面中，取消對自動儲存檔案選項的選擇（圖2）。
