愛伊米

職場人如何擺脫注意力缺失的問題?

你是不是也遇到過這樣的情況:剛走到廚房或其他房間,突然站住,忘了自己進來幹什麼。在別人講話時,如果對方講話時間過長,無法耐心聽完,手腳或身體會一直動。讀書時看了幾行字之後,思緒就飄到別的地方,等回過神來,還需要重新讀一遍剛讀過的內容。非常情緒化,時而興高采烈,時而低落陰鬱,有時會暴跳如雷。房間裡一團糟,東西亂放,一直處於無序狀態。以上描述的情況,被認為是“注意力缺失症”。

注意力缺失症的主要症狀是非常容易分心、衝動、靜不下心來,當今社會受這種症狀折磨的人越來越多了。先來看看你是否屬於這一群體吧。

職場人如何擺脫注意力缺失的問題?

看到以上幾點,你是否感覺已經“中槍”了呢?如果你滿足以上大多數條目的描述,那麼你就要考慮如何解決這一問題了,否則會讓你的工作效率越來越低下。在實施番茄工作法工作時,我們也會遇到中斷的現象,它可能會對你的實踐造成阻礙,但不要懼怕它,反而要接受它,進而改善它。

內部中斷與外部中斷

有研究表明,我們在工作時,大概每 3 分鐘就可能會被大大小小的事情打斷一次。這也是一種工作中的“行動轉換”,例如你正在寫報告,還在構思怎麼寫時,一位同事忽然來請教你一個棘手的問題,幫助他解決完問題後你回到座位上,剛動筆 3 分鐘領導又通知你去辦公室討論問題……

每一次中斷都很可能使存在你大腦內的原始資料丟失,導致你浪費大量時間在重新回憶起這些內容上,甚至可能會使你的這部分一閃而過的靈感永遠消逝。而在使用番茄工作法的過程中,中斷也是常有之事,這一點你無法改變。

即使只在一個番茄時鐘內,仍然會被打斷。因此,我們需要用平常心去看待它、接受它,以至於最後積極地尋找方法去減少它發生的次數。

番茄工作法中的中斷主要有兩種,即“內部中斷”和“外部中斷”。我們可以分別從這兩種中斷入手,來解決這一問題。

職場人如何擺脫注意力缺失的問題?

內部中斷

內部中斷主要是自己造成的,是自己的心智主動地要求去做其他的事,從而轉移注意力。

例如,當你在用番茄工作法工作時,工作做到一半你突然想起昨天朋友給你發的微信訊息你還沒回復,於是拿出手機開啟微信和和朋友聊了幾句;繼續工作沒過幾分鐘你又感覺自己渴了,於是又去茶水室泡了一杯咖啡,路上還和同事閒聊了幾句;然後又想起快中午了今天吃外賣吧,於是拿起手機開始瀏覽外賣網站……

這些都是由於自身的意志力不夠堅定時大腦給你做其他事的訊號所造成的中斷。或許是因為你認為手上正在完成的任務太困難或過於複雜,不想花精力和時間去完成;或者是受到外部的壓力,產生了恐懼,擔心完成不好工作,受到領導的指責。以上原因讓你選擇了去完成其他簡單的事來作為逃避的藉口。

外部中斷

外部中斷的主要原因在於外部環境對我們造成的干擾。

例如,當你啟動番茄時鐘後,有一位同事突然過來問你借剪刀,你不得不在凌亂的抽屜裡替他尋找剪刀,這使你不得不重新設定番茄時鐘(因為剛按下按鈕,還未正式開始);一會兒接到一位老客戶的電話,在詢問完工作上的事情後,他又和你聊了一些與工作無關的話題;剛放下電話不久領導又通知全體職員到辦公室開會……

因此,不管意志再堅定的人都會面臨著任務被中斷的風險。我們作為公司團隊的一員或者說社會中的個體,不能簡單粗暴地忽視這些“打擾”,這可能會造成你人際關係的惡化,或是落得“不注重團體協作”的壞名聲。

如何保護番茄時鐘

知道了是什麼造成了常常中斷的原因,就可以進入“保護番茄時鐘大作戰”了,我們要採用一些方法減少中斷的次數。

還記得番茄工作法的三張清單嗎?實際上,它們的一大作用就是記錄、反饋、改善中斷。

在“今日計劃”中我們將記錄下所有的中斷,以便我們更好地瞭解自己的專注情況,不過注意不要浪費大量時間在記錄表上。

在視覺化的表格中我們可以清楚地看見每個番茄時鐘中斷的次數,這時我們也可以為這張表格增加一張附錄,這張附錄的功用就是簡要記下每一箇中斷是內部中斷還是外部中斷,以及中斷的具體原因。

下表是小張某一天的中斷表:

職場人如何擺脫注意力缺失的問題?

從表中可以看出,小張的注意力還不夠集中,出現了多次內部中斷,而外部中斷的問題也需要尋找方法解決。

記錄下中斷後我們就可以對症下藥了,如果你經常是因為內部原因而中斷,那麼你就應該提升自己的專注力和執行力。

抵抗內部中斷的技巧

(1)當你想停下手裡的工作去做其他工作時,把你想做的事記錄在“今日計劃”表上,等 25 分鐘的番茄時鐘結束後再馬上完成或安排在後一個番茄時鐘內(如果需要花費較多時間)。實際上,當你要去記錄時已經產生了一箇中斷,因此你需要在“今日計劃”表中加上斜線作為一次中斷的記錄。

(2)如果你想休息、去喝杯水、看手機、瀏覽社交網站,則可以提醒自己番茄時鐘即將結束,儘可能將這些事放在休息時間去做。不過如果實在忍不住中斷了也沒關係,同樣將它們作為一次中斷記錄在表格中,而不要過分責怪自己,甚是輕易放棄這一次番茄時鐘。

解決外部中斷的方法

解決外部中斷和內部中斷的做法相類似,也是重在記錄,但二者仍然有一些不同。

(1)當有人企圖來用不重要的事打擾你時,你可以委婉地回絕他:“請等一等,我正在進行番茄工作法”,或是說“十幾分鍾後我再去找你吧”。

(2)在開始番茄時鐘前,最好將電話靜音,將電子郵件、QQ、微信等關閉,可以消除一些干擾。

(3)如果有電話打來,不是非常緊急的來電,可在休息時間或安排專門的時間一起處理。