今天的文章仍然繼續昨天的話題，我們來聊一聊那些表滿上看起來很聰明，實際上卻會把你的辦公效率拖死的使用Excel的壞習慣~

01

多此一舉的合計行

很多人在對資料進行統計和彙總分析時，喜歡人為地加入合計行，覺得檢視起來非常直觀、方便。

其實，人為地新增合計行不僅需要花費大量的時間，而且進行計算或排序時，容易出現很多問題，也不符合表格的設計原則。

如果要想對錶格中的資料進行彙總，那麼可直接使用Excel的資料透視表或分類彙總功能。

這樣不僅高效，而且看完彙總結果後，還可快速地將表格恢復原狀。

需要注意的是，有些人事表格中需要有合計行或合計列，如下圖所示。

02

隨意合併單元格

在Excel中，並不是完全不能合併單元格，而是要分情況，一般只用於列印的人事表格，可以根據需要進行單元格的合併操作；

而對於人事統計表和彙總表，則不要對報表中除了標題行外的其他單元格進行合併操作，因為這會對後續的排序、彙總、篩選和資料透視等工作造成錯誤。

左下圖所示為由於統計表中有合併單元格，導致資料表中的單元格大小不相同，致使排序不能進行；

右下圖所示為由於統計表中有合併單元格，導致資料透視表不能正確統計資料。

03

欄位順序混亂

欄位順序安排是否合理，直接關係著表格邏輯結構是否清晰。

因此，欄位順序應該按事情發展的邏輯順序進行安排。

例如，製作招聘預算表結構，先釐清結構順序：招聘批次、招聘部門、招聘人數、招聘崗位、招聘時間，以及招聘渠道、費用等。

經過分析整理後，可以得到欄位和欄位順序為：項次（批次）、部門、人數、崗位、希望報到日期，如左下圖所示。

又如，製作部門績效考核表，思路順序應該是：第幾次考核、目標績效、實際完成績效、完成的比例、未完成的原因、相應的評分等。

大體可以確定欄位和欄位順序為：序號、目標、目標完成情況、權重、未完成原因分析和自評分，如右下圖所示。

04

同類內容名稱不統一

在日常生活中，可能覺得“大專”和“專科”兩個詞沒什麼區別，但在Excel中，如果要想將一樣的內容識別出來，那麼輸入的內容必須完全一致，否則在執行排序、篩選、公式引用等操作時將無法正確識別。

例如，在“人事資訊表”中，在學歷列中有“大專”和“專科”兩個資料名稱，實際上“大專”和“專科”是同一學歷，但按學歷進行排序後，“大專”和“專科”並沒有被排列到一起，如下圖所示。

因此，為了整個統計表的嚴謹性，在Excel中，同類內容名稱必須統一。

05

透過空格來對齊

很多製作者在不知道表格的製作原則和規範時，為了讓同列名稱資料的寬度保持一致，會人為地在一些資料中新增空格，特別是在姓名資料中最常見，如左下圖所示。

看起來好像沒什麼問題，但是在計算、彙總資料時，Excel不會將“李娜”和“李 娜”（有空格）判斷為一個人，所以計算或彙總出來的結果將會不正確。

例如，在“資料”工作表中查詢“李娜”的相關資訊，將其顯示在“資訊查詢”工作表中，但在該工作表的 B1 單元格中輸入“李娜”後，在“資料”工作表中並沒有查詢到其相關資訊，因為輸入的是“李娜”，而非“資料”工作表中的“李 娜”（有空格），所以返回的結果均為錯誤值“#N/A”，如右下圖所示。

在資料來源表格中，空格是絕對不能出現的，對於已經存在的空格，可採用查詢和替換的方法批次刪除。

06

不同類別的資料放一起

在 Excel 中，某些不同類別的資料放置在同一列或同一行，例如，將勞動合同的起止時間放置在同一列，如下圖所示。

這樣做雖然不會影響資料的檢視，但當需要根據勞動合同的起止時間對勞動合同的簽訂年限、續簽的時間等進行統計時，就不能使用公式和函式來完成了，只有透過計算器或其他方式來計算，非常不方便。

因此，在 Excel 中，同類資料可以放置在同一列或同一行中，不同類別的資料要分行或分列放置。

如果不同類別的資料已經放置在同一列，如上圖所示，要想將不同類別的資料放置在不同的列中，可以透過 Excel 提供的分列功能快速實現。

具體操作步驟如下。

步驟 01

在工作表中選擇需要分列的單元格區域，單擊【資料】選項卡下【資料工具】組中的【分列】按鈕，如左下圖所示。

步驟 02

開啟【文字分列嚮導】對話方塊，保持預設設定，單擊【下一步】按鈕，如右下圖所示。

步驟 03

在開啟的對話方塊中選中【其他】複選框，在其後的文字框中輸入分隔符號，這裡輸入“至”，單擊【下一步】按鈕，如左下圖所示。

步驟 04

在開啟的對話方塊中單擊【完成】按鈕，返回工作表編輯區，即可檢視分列後的效果，然後對分隔後列的格式進行設定即可，如右下圖所示。

07

日期格式不規範統一

在日常工作中，不規範的日期格式經常遇到，如“2018。3。16”“18/3/16”“20180316” “2018\3\16”等。

這些不規範的日期格式，將會對資料的篩選、排序、公式計算及資料透視表分析等操作造成錯誤，如左下圖所示為 E 列日期格式不正確，導致計算結果顯示為錯誤值“#VALUE！”。

因此，必須對日期格式進行規範統一。

在Excel中，規範的日期格式一般用“-” “/”符號連線年、月、日，如“2018-3-16”“2018/3/16”等。

需要注意的是，日期格式規範統一的不僅僅是格式，還要注意同一表格中或是同一列中不能有多種日期格式資料，如右下圖所示。

雖然不會影響計算結果，但會顯得雜亂，不規整。

08

數字格式不規範

在 Excel 中，資料分為文字型數字和數值型數字，文字型數字不能參與計算，而數值型

數字可以參與各種計算。

雖然在輸入過程中，Excel 會自動識別輸入的資料型別，但很多人在設定數字格式時，並不注意這些數字格式的規範，有時會將數值型數字轉換為文字型數字，

導致計算出現錯誤。

例如，左下圖所示為規範的數字進行求和計算，得出的績效總分；右下圖所示為將“工作能力”列的資料更改為文字型數字後，得出的錯誤結果。

將數值型數字轉換為文字型數字後，單元格左上角會出現一個綠色的三角形，它表示此資料型別為文字型數字。